Kennisbank

De Kennisbank is bereikbaar via Kennisbank in het menu onder Overzicht en via de kaart op de homepage. Je vindt hier de gepubliceerde artikelen van je eigen organisatie. Vastgezette artikelen staan bovenaan; daarna volgen de recent gewijzigde artikelen.

Een artikel vinden

Zoek op de homepage en druk op Enter, of kies Alle artikelen. De zoekfunctie doorzoekt titels, inhoud, oorzaken en oplossingen. Filter op categorie (exacte categorienaam) en type: Werkinstructie of Probleem oplossen. Bestandsinhoud van bijlagen wordt niet doorzocht.

Schrijven en uploaden

Kies Artikel toevoegen, vul een titel en eventueel een categorie in en schrijf de inhoud. Een troubleshootingartikel heeft velden voor het probleem, de mogelijke oorzaak en de oplossing. Je kunt tekst opmaken, stappen nummeren, afbeeldingen invoegen en tabellen maken. Met de tabelknoppen in de werkbalk voeg je een tabel in en voeg je rijen en kolommen toe of verwijder je ze.

Sla eerst een Concept op voordat je bijlagen uploadt. PDF, Word en afbeeldingen zijn toegestaan, tot 10 MB per bestand en 20 bijlagen per artikel. Op de artikelpagina zie je PDF's en afbeeldingen direct als voorbeeld; Word-bestanden download je. Afbeeldingen in de tekst mogen maximaal 500 KB zijn; het gehele artikel inclusief afbeeldingen maximaal 2 MB. Bestanden worden niet automatisch omgezet naar artikeltekst.

Publiceren en beheren

• Concept: alleen zichtbaar voor kennisbankbeheerders.
• Gepubliceerd: zichtbaar voor actieve medewerkers binnen de organisatie.
• Gearchiveerd: alleen zichtbaar voor kennisbankbeheerders. Je kunt opnieuw publiceren.

Een werkinstructie heeft inhoud of een bijlage nodig om te publiceren. Bij een troubleshootingartikel zijn het probleem en de oplossing verplicht. Met Vastzetten op de homepage komt een gepubliceerd artikel bovenaan, zowel op de homepage als in het artikeloverzicht. Vastgezette artikelen herken je aan het speldje.

De auteur en laatste wijzigingsdatum staan op de artikelpagina. Bij gelijktijdige wijzigingen voorkomt Alpha dat je een nieuwere opgeslagen versie overschrijft. Kopieer in dat geval je eigen tekst, vernieuw de pagina en verwerk je wijzigingen opnieuw.

Rechten en privacy

De organisatie-eigenaar en beheerders met TENANT_ADMIN kunnen artikelen beheren. Geef andere redacteuren, zoals een medewerker die de werkinstructies onderhoudt, de app-permissie MANAGE_KNOWLEDGE via de rolleninstellingen. Bestaande rollen krijgen deze permissie niet automatisch.

Lezers zien alleen gepubliceerde artikelen. Concepten, gearchiveerde artikelen en bijlagen worden ook bij rechtstreeks openen op rechten gecontroleerd. Bijlagen gebruiken geen openbare bestandslink. Afbeeldingen blijven binnen het afgeschermde artikel. De kennisbank is intern; er is geen publieke deelpagina.